2022年2月16日
皆さま、こんにちは。
暦の上では春とはいえ、まだまだ寒い日が続いていますが、いかがお過ごしでしょうか。
今月の税務会計トピックは、Excelのデータ加工が短時間でできる便利な機能『フラッシュ フィル』をご紹介します。
フラッシュフィルは、Excel2013以降の新機能です。法則性を検知するとデータを自動的に入力してくれるユニークな機能で、シチュエーションによっては、関数よりも簡単で大幅に時短可能になります。
例えば、列Aに社員名がフルネームで100名分入力されており、列Aの社員名を『姓』・『名』それぞれに分割したい時には、下記の手順で分けることができます。
【操作手順】
- フラッシュフィル機能をオンにする
［ファイル］▸［オプション］▸［詳細設定］▸［編集オプション］▸
［フラッシュフィルを自動的に行う］にチェックを入れます。
- 分割する『姓』・『名』の列を用意する
この例では、列Aに社員名がフルネームで入力されている（姓と名の間に全角スペースあり）とします。
列Bに『姓』、列Cに『名』の列を用意します。
- 1件目のセルにサンプルとなるデータを手入力する
この表の列Aの1行目に“栗木 花子”と入力されている場合、同じ行の列Bに“栗木”、列Cに”花子”と手入力します。
- フラッシュフィルを使う
『姓』のデータを抽出するときは、列Bの1行目に入力した“栗木”を選択した状態で、［Ctrl+E］をクリックすると、2人目以降の『姓』が自動的に抽出されます。
同じように『名』を抜き出すときは、列Cの1行目に入力した”花子”を選択した状態で［Ctrl+E］を押すだけです！
ただし、元のデータに法則性が検出できないと、加工ができない場合もあります。上記の手順では、姓と名の間を全角スペースで区切ってあるデータを使用したため全角スペースを基準に分割できましたが、場合よっては元のデータを加工して検出しやすい法則性を持たせる等を行う必要があります。
法則性がないと使えないことを念頭に置いて活用しましょう。
【フラッシュフィル活用 ～応用編～】
一つのセルの中にたくさんの情報が入力されており、その中から必要な情報だけを抽出したい場合も、フラッシュフィルを活用できます！
例えば、下記のように一つのセルにたくさんの情報が入力されているデータが、100件あるとします。
列A 1行目 商品売上 #125 栗の子商店
2行目 商品売上 #2345 栗木商事
↓
100行目 商品売上 #345 田中商店
この情報の中から、#以降の数字だけを抽出する場合は、列Bの1行目に”125”を入力し、［Ctrl+E］をクリックすると、関数を使わなくても2行目以降の数字だけを抽出することができます！
Excelでデータを作成するときは、法則性を意識することでフラッシュフィルを活用でき、作業効率がアップすることがありますので是非憶えておきたいですね。
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