2022年11月17日
皆さま、こんにちは！
最近TVCM等でもよく「電子帳簿保存法」という言葉を目にすることが多くなり､検討を始めている方も多いのではないでしょうか。
今月の税務会計トピックでは、簡単に電子帳簿保存法の概要をお伝えの上、電子帳簿保存法対応においてオススメの「JIIMA認証ソフト」についてご紹介します。
特に令和6年１月１日～電子保存が義務化される「電子取引」については、ご注目ください！
- 電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは「各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について､一定の要件を満たした上で電磁的記録(電子データ)による保存を可能とすること､及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律」です。
経済社会のデジタル化を踏まえ、令和3年税制改正において、電子帳簿保存法の要件が大幅に緩和され、経理の電子化が進めやすくなりました。
ただ一方で､保存書類に応じて保存方法が異なることや、電子帳簿保存法のうち電子取引については、電子保存が義務化される等、企業側での対応が迫られています。
- 電子帳簿保存とは
電子帳簿保存法において、帳簿書類は国税関係帳簿、国税関係書類、電子取引と大きく３つに区分されており、下記図の通り保存したい書類により保存方法が異なります。
そのため、まずはどの書類を電子保存したいのか社内確認、整理の上、電子帳簿保存法対応を検討する必要があります。
- 電子帳簿等保存：電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存
自分で最初からPC等で作成したものが対象となりますので、国税関係帳簿、決算関連書類､自己が発行する取引書類が該当します。
- スキャナ保存：紙で授受・作成した書類を画像データで保存
相手から紙で受け取る取引関係書類や自分が作成して紙で渡した取引書類(請求書、領収書等)が該当します。
- 電子取引；電子的に授受した取引情報をデータで保存
Amazon等HP上でダウンロードした領収書やメール添付､クラウド経由で授受した請求書等の書類が該当します。
なお、電子取引該当書類については、2021年11月の税務会計トピック及びチェスナットYouTube動画でも扱っておりますので、ご確認ください。
税務会計トピック→ https://chestnut-c.com/tax_topics/153-2/
YouTube → https://www.youtube.com/watch?v=xiqZRtWRFL8&t=12s
①と②については、改正後も原則は紙保存､希望者は電子保存をしてよいという制度に対し
③電子取引については、紙での保存は認められず、原則データ保存が義務化されています。
電子取引ついても当初は令和4年1月1日からの適用でしたが、現在宥恕措置により
令和6年1月1日～義務化と2年延長されました。
- 電子帳簿保存法に向け､どのように対応したらよいか
保存要件が大幅に緩和されたとはいえ、検索要件(取引年月日、取引金額、取引先を検索できるようにする等)をはじめとした国税庁が定める要件を満たした保存が必要となります。
※詳しい要件につきましては、下記国税庁リーフレットにてご確認ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021012-095_03.pdf
もし保存する電子データに関連して改ざん等の不正が発覚した場合は、重加算税を10％荷重する等、納税者側に課されるペナルティが重くなるため､そういったリスクを回避しつつ電子帳簿保存法対応について自社ではどのように対応すればよいか、慎重に検討している企業様も多いかと思います。
そんな中、オススメするのが「JIIMA認証ソフト」です。
- JIIMA認証ソフト
「JIIMA(ジーマ)」は「Japan Image and Information Management Association（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）」の頭文字をとった略称です。
JIIMAでは、市販されているソフトウェアやソフトウェアサービスが電子帳簿保存法（電帳法）の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満たしていると判断したものを認証しています。
電子帳簿保存法を深く把握していなくても、JIIMA認証を取得したソフトウェア、ソフトウェアサービスを適正に使用していれば、電子帳簿保存法の保存要件に準じて税務経理処理を行うことができます。
ただし、JIIMA認証ソフトも保存する書類に応じて、認証されているソフトが異なります。
どの書類を電子保存したいのか決定したら、下記図に記載の認証ソフトリストより新たにどのソフトを導入するのか、また既存のシステムはJIIMA認証を受けているかを確認しましょう。
まだ電子帳簿保存法について何も検討していない場合には少なくとも、宥恕措置終了後の令和6年1月1日より電子保存が義務化される「電子取引」について、まずは検討を開始することをおすすめします。
・電子帳簿ソフト認証リスト
国税関係帳簿を作成・保存する電子帳簿保存法対応ソフトウェアの機能仕様をチェックし、法的要件を満たしていると判断したものを認証します。
弥生会計、勘定奉行クラウド等が認証されています。
リスト→ https://www.jiima.or.jp/certification/denshichoubo_soft/list/
・電子書類ソフト認証リスト
国税関係書類を作成・保存する電子帳簿保存法対応ソフトウェアの機能仕様をチェックし、法的要件を満たしていると判断したものを認証します。
国税関係書類のうち、貸借対照表等の決算関係書類に対応しているソフトと
請求書、領収書等の取引関係書類に対応しているソフトで分かれているので、リスト確認時には注意しましょう。
リスト→ https://www.jiima.or.jp/certification/denshishorui/list/
・電帳法スキャナ保存ソフト認証リスト
国税関係書類のスキャナ保存対応ソフトウェアの機能仕様をチェックし、法的要件を満たしていると判断したものを認証します。
紙で授受したものを画像データで保存したい場合には､こちらの認証ソフトを検討しましょう。
メディアでもよく見る楽楽精算やマネーフォワードが認証されています。
リスト→ https://www.jiima.or.jp/certification/denchouhou/software_list/
・電子取引ソフト認証リスト
電子取引の取引情報を保存する電子帳簿保存法対応ソフトウェアの機能仕様をチェックし、法的要件を満たしていると判断したものを認証します。
電子取引については、宥恕措置終了後の令和6年1月1日より電子保存が義務化されますので早めの対応が必要です。
電子取引ソフトでは、Mykomon共有フォルダ､マネーフォワード、freee等のクラウド会計、楽楽明細、GoogleWorkSpace等、多くのソフトが認証されています。
リスト→https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/list/
- まとめ
JIIMA認証ソフトを導入すると、ソフト導入費用､運用ルールの社内周知が必要となってしまいますが､電帳法の要件を深く理解していなくとも、データ保存不備等のリスクが回避でき、法的要件を満たして対応することができます。電子帳簿保存法については、今後さらに改定が入る可能性もございますが､まずは令和6年1月1日より電子保存義務化される電子取引について、
社内検討を始めてみてはいかがでしょうか。
ご不明点がございましたら、ぜひチェスナットまでご相談ください！
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