2015年9月30日
今月の税務・労務トピックをお届けいたします。
さて、いよいよ2015年10月から「マイナンバー（個人番号）通知」がスタートします。
実際に通知される前に、事業所様での対応の流れを復習しておきたいと思います。
【個人番号の通知と対応のポイント】
いよいよ、10月中旬頃から簡易書留により「10/5（月）時点「住民票」登録上の住所地」にマイナンバー（個人番号）が記載された、「通知カード」が発送されます。
これに伴い、従業員様向けに次のような準備をお願いします。 （その他、報酬関係についても、ご参考として下さい）
- 通知カードは、住民票登録上の住所に届きますので通知カードを受け取れるような体制をとってもらえるよう、呼びかけて下さい。
- 不在等により、通知カードを受け取れない場合には、保管期間内に必ず受け取るよう呼びかけて下さい。
- 保管期間内に受け取れない場合には、住民票を取得してもらうようにして下さい。
（平成27年10月5日以降の住民票には、マイナンバー（個人番号）が記載される予定） - DV被害等で避難所に避難している（住所地以外の場所へ移動している）などの特別な理由がある方は、平成27年9月25日（金）が申請期限で、住民票住所地以外の居所に通知カードを送付可能です。
下記のコールセンターへ問い合わせるよう、呼びかけて下さい。
「コールセンター：0570-20-0178」
【個人番号の取得と本人確認】
- 年末調整で配布を行うＨ28年扶養控除等申告書には、マイナンバー（個人番号）を記載する欄が登場します。従って、年内にマイナンバー（個人番号）を取得する場合、Ｈ28年扶養控除等申告書に記載して報告頂くのが手間いらずです。
なお、個人番号の「 利用目的 」を必ず明示するようにしてください。
但し、年収130万円未満（60歳以上は年収180万円未満）であり、社会保険の扶養ではあるものの、税扶養には該当しない扶養家族については、別に「個人番号報告書」を作成し、これに報告してもらいます。
（税扶養ではないため、扶養控除等申告書に記載することができません。） - 不在等により、通知カードを受け取れない場合には、保管期間内に必ず受け取るよう呼びかけて下さい。通常、身元確認作業は、「写真つき身分証明書」（免許証、パスポ－ト、在留カードなど）で確認します。
写真つき身分証明書が添付できない場合には、健康保険証や年金手帳など従業員本人しか分からない資料２点で本人確認を行います。
【個人番号は情報漏えいしてはならない】
取得したマイナンバー（個人番号）は、情報漏えいしないようにしっかりと保管する義務が定められました。
ずさんな管理で情報漏えいさせた場合、直接罰も規程されていますので、正しく管理することが求められています。
【個人番号の利用・保管・廃棄】
上述のように、マイナンバー（個人番号）は情報漏えいに関し厳しい取り決めとなっていますので、その利用・保管・廃棄は、きちんと行う必要があります。
このため、外部機関（社労士・税理士）などを検討される事業所様もあると思いますが、委託をする事業者には監督義務もあるため、預け先の外部機関は、プライバシーマークやISMSなどの認証を取得しているような、個人情報を適切に扱うことができる事業者を選択することが必要です。
【その他】
個人番号（マイナンバー）の「取得」を事業所様自身で行うのではなく、「取得」も外部委託したい場合もあるように思います。
（取得・利用・保管・廃棄すべてを丸投げしたい）
この場合も、上述同様、個人情報を適切に扱うことができる事業者を選択することが必要です。