2023年9月26日
毎月の支払業務にある代表的なものとして、従業員の経費精算があります。
経費精算はクラウドのシステム利用をご希望されるお客様が増えてきましたが、今回は、まだそういったシステムを利用されない法人のお客様からのご相談事例です。
システムは利用せずに従業員の立替経費の内容を部門ごとに一覧で確認したいというご相談を受け、対応した事例をご紹介いたします。
- 改善前の経費精算の流れ
従業員は、Excelで経費申請書を作成し、領収書を添付の上、紙で提出
会計ソフトにて経費計上し、仕訳一覧を表紙として添付
経費申請書の記載内容は、以下の通りです。
・電車賃（領収書なし）… 訪問先・交通機関・乗車区間・金額・部門名を記載
・電車賃以外の交通費（領収書あり）･･･ 支払先・内容・目的・金額・部門名を記載
・交通費以外（領収書あり）･･･ 支払先・内容・目的・金額・部門名を記載
報告資料として仕訳一覧では合計金額は把握できても、内容ごとの把握が困難でした。
- 改善点
①上記の項目に加え、経費申請書に「領収書有無」、「部門コード」、「科目コード」記載欄を追加 ※図1
②経費申請書をExcelデータにて提出
③会計ソフト経由での仕訳一覧の代わりに、Excelデータそのものを加工し、部門・科目名ごとに集計した経費集計表を表紙として添付 ※図2
【図1】経費申請書
【図2】経費集計表
- 改善後
上長への報告がスムーズになり、経費支出状況の把握がスピーディになりました。
経費申請書の中には、
売上原価
販売管理費
その他クライアントへ請求する立替金など
様々な支出が混在しているため、経費集計表を作成することで、各社員がどの部門の経費をどれくらい使用しているかが一目瞭然となります。
また、クライアントへ請求する必要のある立替金についても集計表に立替金として記載しておくことで、クライアントへの請求もれを防ぐことができています。
このような細かなことでも、お客様の状況やご希望にあった業務改善のご提案をさせいただきますので、まずはお気軽にご相談ください。
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