2024年12月19日
チェスナット労務部門では、生産性向上のため、お客様にデジタル化推進をご提案しております。今回は、WEB年末調整システム統一化の事例についてご紹介します。
■ご相談の経緯
以前からWEB年末調整システム（eNEN）を利用している事業所でしたが、「SmartHR」という従業員様が自身の情報を入力し、その情報がチェスナットに共有され入退社等の手続きを行う仕組みの人事労務システムが導入されたことに伴い、同じことを入力するようで二度手間に感じているというご相談がありました。
■チェスナットの取組
従前に使用していたeNENでは、給与計算システムの連携がスムーズでしたが、SmartHRでは給与計算システムと連携ができず、CSVを出力・加工して取込を行う必要がありました。しかし、チェスナットではお客様の作業を考慮し、WEB年末調整システムもSmartHRに統一するご提案をいたしました。
また、初めてのSmartHRでの年末調整も従業員様が混乱しないよう、年末調整操作方法のマニュアルや、期限等の案内を社員様向けに作成し、年末調整対象者へ依頼をいたしました。
■改善された点
①年１回利用するeNENより、普段から入退社・身上変更などで皆さまがご利用されているシステムである、かつ事前のご案内をしたことで、ログインエラー等の対応が減り、事業所担当者様の対応工数が大幅に減少しました。
②12月入社の場合、12月給与での年末調整反映が難しいため、例外的に紙で年末調整書類を回収・送付依頼をして、1月給与で年末調整反映をしておりましたが、SmartHRでは年末調整グループを別に作成することが出来るため、12月入社（1月給与反映）とその他の従業員様で分けながらも同じ手順をご案内する運用が可能となりました。
■導入後
WEB年末調整システムを入退社システムで導入したSmartHRに統一化により、従業員様や事業所担当者様の手間が削減され・申告内容も分かりやすくなった、とのことでとても喜んで頂けました。
WEB年末調整システムの選定は、給与システムとの連携、従業員様におけるデジタル機器への心理的ハードルなど、考慮すべき点がございます。
チェスナットでは、お客様により添った給与計算、社会保険手続き、年末調整などのシステム導入のサポートも行っております。
ご興味を持たれましたら、ぜひチェスナットにご相談ください。