2024年10月21日
経費精算といえば、領収書の整理や社内ルールに基づいた申請内容の確認が大変ではないでしょうか。
さらに、誤った申請に対する対応や不正防止のための対応も、経理担当者にとって大きな負担となります。
弊社の経費精算チェックサービスでは、一緒に実際の業務を回しながら、上記のような課題が解決できるよう改善もご提案しております。今回はその一例をご紹介いたします。
■Ａ社の事例／お客様に沿った段階的なご提案！
派遣型のサービスを展開されているA社様では、案件によって社員が自宅から直接お客様先へ出向くこともあり、その場合の通勤手当は定期券ではなく実費精算で支給し、お客様にもその交通費をご請求しています。そのため、社員にはICカードの利用履歴を必ず添付してもらい、間違いが無いよう日毎の交通費を細かくチェックしています。
申請書はExcelのフォーマットを使用されていますが、履歴どおりに間違いなく申請書に記載できる社員もいれば、間違いが多い社員もいました。そこで社長と協力して細かな改善を重ねてまいりました。
【ご対応事例】
①まずは、間違っている箇所を明確にして社員本人へのフィードバックを依頼します。A社様の場合、経理担当者がいないので、社長に共有してフィードバックをしていただいております。訂正箇所をわかりやすくまとめて共有することで、社長の手を煩わせることなくフィードバックを実施していただけます。
②次に申請書のフォーマットで対応できる工夫を考えます。フォーマットは誰でもわかりやすく、間違い防止に繋がらなければ意味がありません。社員が申請内容を記載する際の注意点に不足が無いか、わかりやすい表現になっているか等を確認します。
③フォーマットに問題は無いが特定の社員に間違いが多く見受けられるという場合は、間違いの傾向をみて、その社員向けのフォーマットの改善をご提案しました。
④IC履歴をもとに申請書に手入力する必要があるので、どんなに工夫をしても間違いが生じる可能性はゼロにはなりません。その場合は、経費精算システムの導入もあわせてご提案します。Ａ社様の場合は、現状の従業員規模に対するシステム導入はコスト面を考慮して見送りましたが、そういったお客様のご事情にあわせたご提案を大切にしております。簡単に、コストをかけずにできる改善から段階的にご提案してまいります。
■B社の事例／ご担当者と二人三脚で業務を改善！
M&A事業を展開されているB社様では、経費申請のある従業員数が20～30名ほどいるため既に経費精算システムを導入されておりましたが、その活用にはまだ改善の余地があるように見受けられました。また、ルールが複雑ですが、チェック者の詳細なマニュアルは無く、チェック者が変わると混乱してしまいます。B社様の管理部門の方と一緒に毎月の業務を回しながら、様々な改善をしてまいりました。
【ご対応事例】
①ルールが複雑な場合は、チェック者により精度にバラつきが生じることが無いよう初回で細かくヒアリングしたり、毎月業務を回しながらマニュアル化していきます。経費精算システムを使用する場合、社員本人へ直接差戻しのコメントが届くため、差戻し理由を明確に伝えるためにもルールの明文化は重要です。
②B社様では、経費精算チェックを外部に依頼するのが初めてでした。弊社はB社様のルールや税務の目線で間違いや懸念点が無いかをチェック、B社管理部門の方は出張における申請に営業日報との相違点が無いかをチェックというように、役割分担して経費のチェックができるようになりました。
③経費精算システムを使用すると、社員が「タクシー」という項目を選択すれば、後から出力できる仕訳データでは「旅費交通費」に変換されるといった自動分類機能が使用できるので、会計に詳しくない社員でも間違えず申請できるところがメリットの一つです。そういった連携を考慮した設定に不足がある場合は、適切な設定をご提案いたしました。せっかくシステム化しているので、仕訳データを取り込んだ後に、手で仕訳を直さなければならないといったことを極力減らしていきます。経理のプロだからこそ、柔軟な連携の設定が可能です。
④経費精算システムに領収書を画像でアップロードする機能の活用も、一緒に確認しながら進めてまいりました。インボイス制度の観点でも、社員が適切な形式で領収書を取得いただいているか確認して、フィードバックをさせて頂きます。時にはAmazonのインボイスの取得方法など、社員目線で必要な情報をご提供してまいりました。
■まとめ
チェスナットでは、煩雑な経費精算業務をただ代行するのではなく、とりまとめる経理担当者や申請する社員の目線でわかりやすく、間違いを減らすための改善もあわせてご提案させていただきます。
また、税務や会計のプロの目線でチェックをしますので、「いつも細かく確認してもらえて助かる」「安心感がある」とお喜びの声をいただいています。これからも、お客様に寄り添ったサービス提供、ご提案を大切にしてまいります！