2023年7月19日
チェスナットにおける税務会計サービスの中でも最も多く行っているのが、月ごとの会計処理とお客様への会計内容のご報告です。
今回は、入社二年目の私が担当しているA社様を例に挙げ、会計資料のお受取りから月次報告までの流れについてご紹介します。
➀会計資料の受取り
資料のお受取りは、お客様のご都合に応じて、様々な方法で行っています。
受取る資料の種類や受取方法を確立してルーティン化し、資料回収をもれなく行うことも、正確な会計報告を行う大きなキーポイントです。
お預かりする会計資料の例
- 売上請求書、売上管理表など売上が分かる資料
- 支払請求書
- 銀行口座明細
- 経費領収書
- 給与一覧表 など
ハードコピーや現物をお預かりすることもありますが、データ頂くこともあります。
A社様からは、売上請求書・銀行口座明細・経費領収書等をお預かりさせていただいています。
受取方法の例
- レターパックでの郵送・宅急便（追跡できる方法での送付をお願いしています。）
- メール添付
- Chatwork（お客様とのグループを作り、複数人により情報共有することが多いです。）
- JDL WebPostBox （弊社のサーバーにアップロードしていただくツールです。）
- GoogleドライブやDropBoxなどのお客様がご利用のクラウドサービス など
A社様からは、レターパックでいただくこともありますが、弊社のお近くに所在しているということもあり、直々にお持ちいただくこともあります。
②会計ソフトへの入力・試算表の作成
次に頂いた資料をもとに会計ソフトに入力していきます。
最近では、通帳や領収書などの会計資料の画像データや、銀行明細のCSVデータを読み込むことにより仕訳を自動生成してくれる機能を備えたソフトが増えてきました。
弊社で主に使用しているJDLでもAIを活用した仕訳生成機能があります。これにより作業効率や正確性が格段に向上したのですが、一つ難点は手書きの領収書はうまく読み取れないということです。自動化で便利になった部分もありますが、まだまだすべてが自動化にはなっていないのが現状です。
令和5年10月からインボイス制度が開始予定のため、さらに仕訳入力の際に気をつけるべきことが増えるので、ソフトに頼る部分もありつつもそれに頼り切らず、担当として、きちんとチェックする必要があると感じています。
A社様では、A社様のご要望により、JDLではなくfreeeというクラウドの会計ソフトを利用しています。
銀行口座やクレジットカードとfreeeを連携させ、また、freeeの売上請求書発行機能を利用しているため、それらとの連携から自動で仕訳が生成されます。
その他、メールでいただいたPDFを確認しながら立替経費などを入力します。
不明点がある場合は、A社様側の担当者の方にメールや電話で内容を確認し、なるべく不明点をなくした状態で月の会計処理を終えます。
その後、会計内容の分析をしながら、自身での一次チェックを行い、上司の二次チェックを経て月次試算表を完成させます。
③月次会計報告
最後は月次会計報告です。
報告の仕方もお客様のご要望によって異なり、毎月または3ヶ月に一度のご面談の際にご報告をするケースもあれば、分析の概略を添えて試算表など会計資料をメールでお送りし、ご報告するケースもあります。
また、ご面談については、昨今の情勢もありZoomで行うことが増えましたが、ご来社いただきご面談するケースもあります。
A社様には、毎月ご来社いただき1~2時間ほどお打合せを行っております。
内容としては、
- 月次会計内容のご報告
- 確認しきれなかった不明点の確認
- 来月以降の売上・利益予測
- 今後のキャッシュアウト予定
- 税務リスクに対するアドバイス・ご提案
- 今後の事業展開
などが主な議題になります。
個人的にはいつも話してくださる海外出張のお話を聞くことが楽しみの一つになっています。
④最後に
月次会計報告の流れはイメージいただけましたでしょうか。
昨今様々な会計ソフトが出ており、お客様のニーズも多岐にわたります。
チェスナットでは、何を使えばよいか迷われている方には期待しているご要望をお伺いした上でご提案をしますし、またすでにご利用のシステムがある場合にはそれに沿った対応をしております。ぜひ、お気軽にご相談ください。
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