2023年6月14日
チェスナットではお客様のご要望が特になければ、JDLの会計ソフトを利用していますが、数年前からお客様のご要望により、freeeやマネーフォワードといったクラウド会計ソフトの利用が増えてきています。
何と言ってもクラウド会計の利点は、クラウドであるためPCに依存せず、アカウントさえあれば、どこでも会計内容を確認することができる、という点です。会計内容は経営のリアルな結果ですので、経営状態の把握に必要不可欠です。さらに成長につなげる経営を行っていくために、会計データをいつでも確認・分析したい、というケースの場合、こういったクラウド会計を活用するととても有効です。
そのどこでも見られるという利点を生かし、freeeならではのタグの有効活用事例をご紹介します。
タグとは？
タグは、仕訳を入力する際に付けるラベルのようなものです。
freeeのタグには、下記のものがあります。
- 部門タグ
- 取引先タグ
- 品目タグ
- メモタグ
部門については、チェスナットが通常利用しているJDLでも利用でき、多くの会計ソフトに入力の一項目として設定されていることが多いです。
一事業体（法人・個人）のうちで、いくつかの事業を行っている場合、その事業ごとに部門を設定し、それぞれの事業でどのくらいの損益を出しているかを確認することができます。
チェスナットでも、お客様の財務状況について部門管理を通して行っていることが多いです。
部門管理からさらにブレークダウンし、財務状況を把握されたい場合には、他のタグを利用すれば状況を深堀することが可能になります。
取引先タグの活用
「取引先タグ」では、その名の通り取引先の管理に使うことができます。
基本的には、経費の支払先や、得意先名を「取引先タグ」に登録します。社員の経費精算の際、取引先に社員名を登録しておくという例もあります。
簡単に登録ができ、勘定科目にかかわらず、入金・出金（資産・負債・収入・経費）どちらにもタグをつけることができます。JDLでは、各勘定科目に補助科目をつけることで取引先や得意先を管理できますが、勘定科目ごとにつけなくてはならず、あまり多くの数を登録するには向いていません。売掛金や買掛金などの残高管理で利用する程度が適切です。
取引先が多い場合や、複数の勘定科目で同じ取引先とやり取りがある場合、取引先ごとの取引状況の把握・分析において有効活用ができます。
メモタグ、品目タグの活用
取引先タグの他に、「メモタグ」、「品目タグ」といった種類のタグもあります。取引先とは違う内容を管理したい時に有効です。
品目タグ、メモタグの使い分けについて、
- 品目タグはBS科目に付す
- メモタグはPL科目に付す
といったルールを定めるケースもあります。
またその他、例えば、登録するものの具体例として、
- A,B,Cという異なるブランドを持っており、それぞれを分けて管理したい時
→メモタグにそのままA,B,Cのブランド名を登録し、それぞれに関連する仕訳にタグをつける - 取引自体は同じ会社だが、携帯利用料とWiFiに分けて入力したい時
→メモタグに「○○㈱携帯利用料」「○○㈱WiFi利用料」と別のタグとして作成する
といった設定になります。
さらに取引先タグも併せて活用し、A,B,CどのブランドでもD会社と取引があるが、Aブランドで使用したD会社との取引状況を把握したい時、取引先「D会社」、メモタグ「Aブランド」のタグを入力し、検索すると表示させることができます。
実際に、広告、アパレル、書籍販売といった複数の事業を展開されている法人様の場合、
- 部門タグ: 広告、アパレル、書籍販売
- メモタグ: 広告の案件名、アパレルのブランド名、書籍のタイトル名
- 取引先タグ: 取引先
といった形でタグを設定しています。
このように複数の事業を展開されている場合や、分けて管理したい事項が複数ある場合、活用できます。
まとめ
おまけとして、タグとは別項目ですが、決済期日が入力できることで、月末支払もれの対策にも使えます。
上記のようにタグを活用しますと、freeeの試算表で、勘定科目ごとに、取引先、メモタグ、品目それぞれに分けて表示することができます。
会社ごとにルールを決め、データ集計・データ活用しやすいようにするのが有効です。
また、日々の取引状況を経営に生かすデータとするために、下記の流れをルーティンで行っていくことで、さらに会計情報が有効活用されていきます。
- どういった分析資料が必要かを検討する（経営陣の意見を聞く）
- そのためにどういったタグをつけるかルールを決める
- ルールは利用者に共有し、入力の際にルール通りにタグ付けを行う
- 定期的にデータを抽出・分析して経営陣に報告
- 経営陣にデータの不足・要望を確認し、改善
上記を有効活用できそうな方は、使用を検討してみることをおすすめいたします。